In einem globalisierten Umfeld setzt die Ausweitung einer Geschäftstätigkeit oder die Abwicklung persönlicher Transaktionen im Ausland voraus, dass unsere Dokumente dieselbe Sprache „sprechen“ wie die empfangende Behörde. Eine professionelle Übersetzung ist jedoch nur das letzte Glied in einer langen Kette rechtlicher Überprüfungen.
Wenn Sie Verzögerungen, Kostenüberschreitungen und Ablehnungen aus administrativen Gründen vermeiden möchten, erklären wir Ihnen bei bgbg, wie Sie Ihre Unterlagen vorbereiten sollten, bevor Sie Ihre Übersetzung in Auftrag geben.
1. Die Reihenfolge ist entscheidend: Apostille und Beglaubigung
Einer der häufigsten Fehler ist es, ein Dokument zu übersetzen, bevor es beglaubigt wurde. Denken Sie daran: Die Übersetzung muss alles enthalten, was im Dokument steht, einschließlich der Beglaubigungsstempel.
- Haager Apostille: Wenn sowohl das Herkunftsland als auch das Bestimmungsland Vertragsstaaten des Haager Übereinkommens sind, vereinfacht dieser spezielle Stempel den gesamten Vorgang. Er sollte vor der Übersetzung angebracht werden.
- Konsularische Beglaubigung: Ist das Zielland kein Vertragsstaat des Übereinkommens, muss das Dokument eine Reihe von Beglaubigungsstufen durchlaufen (Ministerien und Konsulate).
Unser bgbgadvice-Tipp: Übersetzen Sie das Dokument erst, nachdem Sie diese Stempel erhalten haben. Wenn Sie dies vorher tun, ist die Übersetzung unvollständig und könnte abgelehnt werden, da die Gültigkeit der Originalunterschriften nicht bestätigt wird.
2. Legen Sie die Art der benötigten Übersetzung fest
Nicht alle Verfahren erfordern denselben formalen Aufwand. Bevor Sie Ihre Übersetzung in Auftrag geben, erkundigen Sie sich bitte bei der empfangenden Behörde, welche Anforderungen gelten:
- Beglaubigte Übersetzung: Angefertigt von einem Übersetzer, der von der zuständigen Behörde (z. B. dem Bundesjustizrat bzw. der Justizbehörde des jeweiligen Bundesstaates in Mexiko) zugelassen ist. Sie ist für Dokumente erforderlich, die vor Gerichten, an Universitäten oder bei Behörden Rechtswirkung entfalten sollen.
- Fachübersetzung: Dies ist die beste Option für Verträge zwischen privaten Parteien, bei denen kein amtliches Siegel erforderlich ist, aber technische Genauigkeit gefragt ist.
3. Formatierung und Lesbarkeit
Damit ein Übersetzer schnell und präzise arbeiten kann, ist die Qualität des Ausgangstextes entscheidend:
- Hochauflösende Scans: Achten Sie darauf, dass keine abgeschnittenen Ränder, den Text verdeckende Schatten oder unscharfe Stempel vorhanden sind. Ein Übersetzer kann (und sollte) nicht erraten, was in einem Dokument steht.
- Bearbeitbare Dokumente: Bei umfangreichen Verträgen oder Handbüchern kann die Bereitstellung der Originaldatei (Word oder ein gleichwertiges Format) anstelle einer geschützten PDF-Datei die Bearbeitungszeiten und Layoutkosten erheblich reduzieren.
- Interne Glossare: Falls Ihr Unternehmen eine spezifische Terminologie verwendet, teilen Sie diese bitte der Kanzlei mit. Konsistenz ist die Grundlage für Professionalität.
4. Der Zeitfaktor: Die „Dringlichkeit“ des Rechts
Juristische Übersetzungen erfordern Recherchen und den Vergleich verschiedener Rechtssysteme. Ein 50-seitiger Vertrag lässt sich nicht innerhalb von 24 Stunden qualitativ hochwertig übersetzen.
Weitsicht: Beziehen Sie die Übersetzung in Ihre Projektplanung ein. Ein ausreichender Zeitpuffer ermöglicht eine zweite Überprüfung (Korrekturlesen), was im juristischen Bereich von entscheidender Bedeutung ist.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass internationale Übersetzungen kein isolierter Schritt sind, sondern ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Rechtsstrategie. Die Aufbereitung Ihrer Dokumente in der richtigen Reihenfolge und in den richtigen Formaten spart nicht nur Geld, sondern schützt Ihre Prozesse auch vor Verwaltungsfehlern.
