Aviso de privacidad integral: Empleados

Bello, Gallardo, Bonequi y García, S.C.(hereinafter “bgbg”) is the data controller for your personal data. Bgbg designates the following address for service of process and receipt of notifications: Avenida Santa Fe, No. 428, Tower 1, 14th Floor, Cuajimalpa de Morelos Municipality, Postal Code 05348, Mexico City, Mexico.

Para el cumplimiento de las finalidades informadas en este Aviso de Privacidad, bgbg tratará las siguientes categorías de datos personales:

• Identifying and contact information.
• Datos académicos y profesionales.
• Datos laborales.
• Datos financieros y de seguros.
• Datos sensibles (datos biométricos y datos de estado de salud)

Bgbg tratará sus datos biométricos para gestionar el acceso a las instalaciones. Adicionalmente, para las finalidades establecidas en este Aviso de Privacidad, así como para el cumplimiento de disposiciones legales en materia de seguridad social y laboral y gestión de prestaciones otorgadas por el Responsable, se tratará información sobre su estado de salud.

Cuando debamos solicitar esta información, recabaremos su consentimiento expreso y por escrito, a través de los medios físicos o electrónicos correspondientes.

Si usted entrega a bgbg datos personales de terceros (por ejemplo, referencias personales y/o profesionales, contactos de emergencia) para el cumplimiento de las finalidades identificadas en este Aviso de Privacidad, deberá informarles sobre la existencia del tratamiento de sus datos personales y el contenido de este Aviso. Al proporcionar dicha información, también declara que cuenta con el consentimiento previo de los titulares para proporcionar su información a bgbg y que estos son correctos y completos.

Bgbg tratará sus datos personales para las siguientes finalidades:

Primary objectives:

1. Gestión y administración del personal.
2. Gestión de capacitación y desarrollo profesional del personal.
3. Gestión de asuntos disciplinarios.
4. Atención y control de quejas y resoluciones contractuales relacionadas con su desempeño.
5. Gestión y administración de expedientes de empleados.
6. Gestión, control y administración de los pagos correspondientes al personal.
7. Cumplimiento de las normativas y requerimientos de autoridades competentes en materia laboral, de salud, y prevención de riesgos laborales.
8. En su caso, creación de la cuenta de correo electrónico laboral, asignación de perfiles en los sistemas de bgbg, inscripción en el directorio corporativo y provisión de herramientas de trabajo, incluidas claves y contraseñas.
9. Monitoreo del uso adecuado y lícito de los recursos informáticos de bgbg, así como control y salvaguarda del material de oficina y otros bienes, mediante procedimientos internos y herramientas tecnológicas.
10. Comunicación de informes, evaluaciones y reportes periódicos a las distintas áreas de administración de bgbg.
11. Control y monitoreo del acceso físico a las instalaciones de bgbg.
12. Aplicación de evaluaciones de desempeño.
13. Gestión y control del contacto con personas designadas por usted en caso de emergencia.
14. Administración y control del pago de beneficios, prestaciones, bonos, reembolsos y seguros.
15. Registro de empleados ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), cuando sea aplicable.
16. Asignación de póliza individual de Seguro de Gastos Médicos Mayores (SGMM).
17. Contacto a sus familiares, dependientes económicos y beneficiarios en caso de emergencia.
18. Contacto para temas relacionados con la relación jurídica entre usted y bgbg.
19. Custodia y archivo de expedientes labores activos y de exempleados, para el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables, el ejercicio de derechos y recursos legales; reconocimiento, ejercicio y/o defensa de los derechos e intereses de bgbg o de sus empleados.
20. Gestión y atención de cualquier queja o reclamación interna entre usted y bgbg.
21. Ejecución de todos los trámites de desvinculación necesarios al término de la relación jurídica.
22. Estadística y registro histórico de empleados y exempleados.

The primary purposes of personal data processing listed above do not require your consent, as they fall under the exceptions set forth in Article 9 of the Law, in accordance with Article 15, Section III.

Secondary purposes: 

1. Envío de comunicaciones sobre actividades de bgbg destinadas a fomentar la integración a través de reconocimientos, felicitaciones, invitaciones a eventos corporativos y otras comunicaciones relacionadas con la vida social corporativa.
2. Capturar fotos y/o videos durante los eventos corporativos para su uso en la promoción, información y divulgación de dinámicas, concursos y eventos de bgbg en medios impresos, electrónicos y redes sociales.

Your personal data may be transferred within or outside of Mexico to the recipients and for the purposes identified below:

• Administraciones y autoridades federales, estatales y/o municipales; comisiones; institutos, entidades reguladoras; autoridades judiciales o administrativas; y entidades gubernamentales nacionales y/o extranjeras; en cumplimiento de obligaciones establecidas en la legislación aplicable y/o en cumplimiento de requerimientos fundados y motivados efectuados por cualesquiera de dichas entidades.
• Bancos u otras entidades financieras, para el cumplimiento de obligaciones de pago.
• Compañías o agentes de seguros, para tramitación de solicitudes, reportes, reembolsos o siniestros solicitados o autorizados por los empleados.
• En su caso, Sociedades filiales y/o subsidiarias de bgbg que operen bajo los mismos procesos y políticas internas; para la finalidad de gestión centralizada de la información.

The transfers of personal data described above do not require your consent, as they fall within the exceptions set forth in Article 36 of the Law. Any transfer of your personal data that does require your consent will be disclosed in advance through the appropriate notice and by updating this Privacy Notice.

As the subject of personal data, you may exercise any of your rights of access, rectification, erasure, or objection (hereinafter, “ARCO Rights”). These rights include:

• Acceso: el derecho a conocer qué datos personales tenemos de usted; así como la forma en que los usamos o compartimos.
• Correction: the right to request, at any time, the correction of any of your data that is inaccurate or incomplete.
• Deletion: the right to have the processing of your personal data ceased, beginning with the blocking of such data and followed by its deletion.
• Right to object: the right to object, on legitimate grounds, to the processing of your personal data.

To exercise any of your ARCO rights, you may submit a request by sending an email to datospersonales@bgbg.mx

Your application must include:

1. Your full name and address, or another way to receive a response to your request.
2. A copy of a document proving your identity and, if applicable, proof of legal representation if someone is exercising this right on your behalf.
3. A clear and precise description of the ARCO rights you wish to exercise and the personal data related to your request; and
4. If applicable, any other information or documents that help us identify your personal data or support your request in cases where you are requesting a correction or objecting to the processing.

Bgbg will respond to your request within 20 (twenty) business days of the date it is submitted and received. If the request is deemed valid, we will process it within 15 (fifteen) business days of the date we communicate our response. If the information and/or documentation provided in your request is incomplete, erroneous, and/or insufficient, or if the necessary documents to verify your identity or legal representation are not included, we will request that you correct and remedy these deficiencies so that we may process your request. You will have 10 (ten) business days to comply with the request and correct the application; otherwise, it will be deemed not to have been submitted.

The use of electronic means to exercise your ARCO rights authorizes bgbg to respond to your request via the same means, unless you clearly and explicitly specify another method of contact in your request.

The right to erasure is not absolute. Please note that bgbg must retain certain information to comply with various legal obligations and, in doing so, may share your personal data with other entities or organizations. In such cases, you may need to exercise your right to erasure by contacting the entity that received your personal data.

In some cases, you may withdraw your consent to the processing of your personal data; however, this withdrawal cannot have retroactive effect, meaning it cannot affect situations, procedures, or transfers that took place before you withdrew your consent.

Please note that there may be public policy provisions requiring bgbg to retain your information for a minimum legal period; in such cases, we will retain your information solely to comply with those legal provisions.

If you wish to withdraw your consent, you may submit a request by following the instructions for exercising your ARCO rights and sending an email to datospersonales@bgbg.mx

You may restrict the use or disclosure of your personal data by submitting a request to our Personal Data Department, following the procedure and instructions applicable to the exercise of ARCO rights.

Bgbg has the means and procedures in place to ensure that certain data is included in its own opt-out lists, thereby preventing the disclosure of such data. In such cases, we will provide data subjects who request to be added to the list with the corresponding proof of registration.

Bgbg reserves the right to modify, update, expand, and/or change the content and scope of this Privacy Notice at any time and at its sole discretion. In such cases, you may request the most recent version of the Privacy Notice from our Personal Data Department by emailing: datospersonales@bgbg.mx