Seguimiento a hallazgos y plan de acción correctivo: responsabilidad del Comité de Comunicación y Control.

FINANCIERO BANCARIO / por Miguel Gallardo Guerra

La auditoría anual en materia de Prevención de Lavado de Dinero y Financiamiento al Terrorismo (PLD/FT) no concluye con la emisión del Informe de Auditoría. Por el contrario, uno de los elementos más relevantes desde la perspectiva regulatoria es el seguimiento efectivo a los hallazgos y recomendaciones identificados así como la implementación oportuna de acciones correctivas.

Una auditoría técnicamente sólida pierde valor cuando sus hallazgos y recomendaciones no se traducen en mejoras concretas y verificables dentro de la organización.

El plan de acción como elemento central de mejora.

Una vez emitido el Informe de Auditoría, la Entidad debe estructurar un plan de acción formal que permita atender los hallazgos y recomendaciones detectados. Dicho plan debe contemplar, al menos:

• La descripción clara de cada hallazgo y, en su caso, de recomendaciones.
• La medida correctiva específica a implementar.
• El área responsable de su ejecución.
• El plazo comprometido para su atención.
• Los mecanismos de seguimiento y verificación.

El plan de acción no debe concebirse como un documento meramente declarativo. Debe constituir una herramienta operativa que permita cerrar brechas de cumplimiento, fortalecer controles y reducir riesgos identificados durante la auditoría.

Responsabilidad del Comité de Comunicación y Control.

Desde la perspectiva de gobierno corporativo, el seguimiento a los hallazgos y recomendaciones derivado de la auditoría no se agota con la emisión del Informe de Auditoría ni constituye una responsabilidad exclusiva del Oficial de Cumplimiento o de las áreas operativas. Dicho seguimiento corresponde, de manera primaria, al Comité de Comunicación y Control, como instancia competente para conocer los resultados de la auditoría interna o externa, analizar las deficiencias identificadas y definir las acciones correctivas necesarias, en coordinación y acompañamiento del órgano de administración.

La recepción formal del Informe de Auditoría, su análisis, así como la aprobación y supervisión del cumplimiento del plan de acción forman parte de las funciones de vigilancia y control que corresponden al Comité de Comunicación y Control, sin perjuicio de la participación del Director General u otros responsables operativos en la ejecución de las medidas correctivas.

Tratándose de las Entidades que, conforme a las Disposiciones aplicables, no se encuentran obligadas a constituir y mantener un Comité de Comunicación y Control por contar con menos de veinticinco personas a su servicio, las funciones y obligaciones que corresponderían a dicho Comité serán ejercidas directamente por el Oficial de Cumplimiento, quien deberá conocer los resultados de la auditoría, dar seguimiento a los hallazgos y recomendaciones, y documentar de manera suficiente la implementación y verificación de las acciones correctivas adoptadas.

La falta de seguimiento formal, documentado y verificable puede interpretarse como una debilidad en la cultura de cumplimiento y en los mecanismos de supervisión interna, lo que incrementa la exposición regulatoria ante eventuales procesos de supervisión.

Evidencia documental y trazabilidad.

Uno de los aspectos que con mayor frecuencia es revisado por la autoridad consiste en verificar si los hallazgos y recomendaciones derivados de las auditorías anteriores fueron efectivamente atendidos.

En este sentido, la Entidad debe conservar evidencia suficiente y trazable que permita demostrar:

• La implementación real de las medidas correctivas.
• La actualización de políticas, manuales o metodologías, cuando sea necesario.
• La capacitación del personal en relación con cambios relevantes.
• La verificación posterior de la efectividad de los controles ajustados.

La ausencia de evidencia documental suele generar cuestionamientos adicionales y puede detonar requerimientos específicos de información.

Impacto en procesos de supervisión.

En la práctica, los hallazgos y recomendaciones no atendidos o recurrentes son uno de los principales factores que incrementan la probabilidad de observaciones formales por parte de la autoridad supervisora.

Por el contrario, cuando la Entidad demuestra que cuenta con un sistema estructurado de seguimiento, con reportes periódicos al Comité de Comunicación y Control, así como con acciones correctivas implementadas y verificadas dentro de los plazos establecidos, el riesgo regulatorio se reduce de manera significativa.

Una auditoría no debe verse como un evento aislado, sino como parte de un ciclo continuo de evaluación, mejora y fortalecimiento del sistema PLD/FT, en el que el Comité de Comunicación y Control desempeña un papel central como órgano de vigilancia y toma de decisiones.

Conclusión.

El verdadero valor de la auditoría PLD/FT se materializa en la capacidad de la Entidad para transformar hallazgos y recomendaciones en mejoras sustantivas.

Un plan de acción bien estructurado, conocido y supervisado por el Comité de Comunicación y Control y debidamente documentado, no solo cumple con expectativas regulatorias, sino que fortalece la gobernanza interna y consolida una cultura de cumplimiento sostenible.

Dar seguimiento oportuno y efectivo a los hallazgos no es una mera formalidad, es una decisión estratégica de gestión de riesgos que protege a la Entidad frente a riesgos regulatorios futuros.de defensa efectiva frente a escenarios de supervisión y contingencias mayores.